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Erfolgreiche hybride Meetings: Best Practice und technische Lösungen
Hybride Meeting Technik Tipps
Spätestens seit der Pandemie und dem Trend zum hybriden Arbeiten haben sich auch Meetings den neuen Arbeitsstrukturen angepasst. An einem hybriden Meeting nehmen sowohl Mitarbeitende vor Ort im Büro als auch virtuell aus dem Homeoffice teil. Diese Sitzungen sind längst zu einem neuen Standard geworden, mit vielen Vorteilen, aber auch Schattenseiten. Mit professionellem technischen Equipment und Setup sowie einer durchdachten Vorbereitung und einigen Tipps zur Umsetzung stehen hybride Meetings den Vor-Ort-Besprechungen in Sachen Effektivität in nichts nach.
Hybride Meetings sind verbreitet, aber herausfordernd
Laut einer Studie von Statista in Kooperation mit SHERPANY aus dem Jahr 2022 empfanden fast die Hälfte der befragten Führungskräfte hybride Meetings als größere Herausforderung im Vergleich zu Meetings vor Ort. Die Mehrheit der Befragten gaben aber auch an, dass hybride Meetings ihren Zweck gut oder sogar sehr gut erfüllen, also effektiv seien.
Die Ergebnisse zeigen, dass es eine hohe Akzeptanz, aber auch Verbesserungspotenzial für hybride Besprechungen gibt, die sowohl in der Technik und dem Setup als auch in der veränderten Kommunikation liegen. Das Ziel muss es sein, ein einheitliches (und positives) Meeting-Erlebnis für alle Teilnehmenden zu schaffen, unabhängig davon, ob sie vor Ort oder virtuell präsent sind und welche Geräte sie benutzen.
Das technische Setup für hybride Meetingräume
Mit funktionierender Technik steht und fällt nicht nur der Erfolg eines hybriden Meetings. Das Setup hat auch Einfluss darauf, dass sich alle Teilnehmenden wohlfühlen und das Meeting effektiv ist: Sind alle Vor-Ort-Teilnehmenden in der Kamera sichtbar? Ist der Ton gut, sodass alle gut dem Meeting folgen können? Können alle den Bildschirm komfortabel sehen? Nimmt das Mikrofon die Stimmen aller Teilnehmenden im Konferenzraum gut auf? Wichtig sind hierfür nicht nur die ausgewählten Geräte, sondern auch die Befestigung im Meetingraum. Unsere Tipps für Ihr Setup:
Bildschirm & Wandhalterung für den Konferenzraum
Der Monitor im Meetingraum stellt sicher, dass alle vor Ort Teilnehmenden die Präsentation, den geteilten Bildschirm oder die anderen Teilnehmenden sehen können. An der Wand montierte Displays sollten hoch genug aufgehängt werden, um gut sichtbar zu sein. Wichtig ist auch der Winkel des Monitors. Besonders flexibel sind Bildschirme, die an einer neigbaren oder schwenkbaren Display-Halterung angebracht sind und sich an die Sitzplätze der Teilnehmenden anpassen lassen.
Mobile Lösungen für den Monitor
Bei Multifunktions-Meetingräumen, in denen der Bildschirm nicht permanent montiert werden soll, ist ein Trolley oder ein Standfuß eine gute Lösung. Auch für Meetingräume, die keine passende freie Wand für die Montage haben, ist ein mobiler Monitor, der an den passenden Ort verschoben wird, eine gute Wahl. Besonderen Komfort bietet zum Beispiel ein Trolley, auf dem die Höhe des Monitors elektrisch verstellt werden kann.
Monitor & Halterung für den Schreibtisch
Nicht alle hybriden Meetings finden im Konferenzraum statt. In vielen Unternehmen bevorzugen Teilnehmende den eigenen Laptop und den Platz am eigenen Schreibtisch. Sei es, weil sie als einzige im Team am Meeting teilnehmen oder weil kein Raum frei ist.
Für den optimalen Blickwinkel wird der Monitor an einem Arm am Schreibtisch montiert, an dem er gedreht, geneigt oder geschwenkt werden kann.
Kamera & Lautsprecher
Eine gute Kamera, die alle Teilnehmenden im Raum erfasst, ist essentiell für hybride Meetings. So wird sichergestellt, dass alle sichtbar sind und virtuell Teilnehmende zum Beispiel erkennen können, wer gerade spricht. Die Montage der Kamera sollte gut durchdacht werden. Im Allgemeinen wird sie an der Wand oder Decke befestigt. Ebenso wichtig: ein guter Lautsprecher und dessen Platzierung im Raum für den optimalen Klang auf jedem Platz. Je nach Modell können Halterungen für Kameras und Lautsprecher direkt an der Monitorhalterung montiert werden.
Premium-Lösungen für hybride Meetings von Vogel’s
Vogel’s bietet eine große Bandbreite an Equipment für die Ausstattung von Konferenzräumen für hybride Meetings. Wand- und Deckenhalterungen für Bildschirme und Projektoren, praktische Befestigungslösungen für Lautsprecher und Kameras, entwickelt und hergestellt mit über 50 Jahren Erfahrung. Unsere Produkte sind TÜV-zertifiziert mit 5 Jahren Garantie, denn Sicherheit ist in einem professionellen Umfeld das A und O. Doch unsere Halterungen sind nicht nur hochfunktional und sicher, sondern erfüllen auch Designansprüche. Viele unserer Produkte wurden mit renommierten Design Awards ausgezeichnet und eignen sich perfekt für repräsentative Meetingräume.
Weitere Tipps für erfolgreiche Meetings in hybrider Arbeitsumgebung
Neben der technischen Ausstattung des hybriden Meetingraums nehmen auch die Vorbereitung, der Ablauf und die Moderation großen Einfluss auf die Ergebnisse des Meetings und die Zufriedenheit der Teilnehmenden. Unsere Top Tipps für erfolgreiche Meetings:
Remote Teilnehmende einbeziehen
Alle, die nicht vor Ort teilnehmen, sind grundsätzlich den Anwesenden im Meetingraum gegenüber im Nachteil, daher müssen sie aktiv mit einbezogen werden. Dies bedeutet zum Beispiel:
Chat der Konferenz-Software nutzen für Kommentare, sodass alle mitlesen können
Remote Teilnehmende aktiv ansprechen und nach ihrem Input fragen (eine Moderation hilft hier)
Bei Feedback-Runden die Teilnehmenden auf dem Monitor so behandeln, als würden sie mit am Tisch sitzen
Physisch angenehmen Konferenzraum schaffen
Für alle Teilnehmenden im Meetingraum kann der Wohlfühlfaktor einen erheblichen Unterschied machen. Hier helfen zum Beispiel:
Bequeme Stühle, besonders für lange hybride Meetings
Monitor so platzieren, dass alle einen guten Blick darauf haben
Ausreichende Helligkeit und gute Belüftung
Meeting Etiquette
Gerade für hybride Formate sind einige Grundregeln hilfreich, auf die sich alle einigen sollten. Dazu gehören zum Beispiel:
Kamera einschalten, damit auch alle virtuell Teilnehmenden sichtbar sind als wären sie vor Ort
Handzeichen als Wortmeldung, um Verwirrung und durcheinander Reden zu vermeiden (virtuell noch unangenehmer als vor Ort)
Virtuell Teilnehmende, die gerade nicht sprechen, schalten ihre Mikrofone aus, um Hintergrundgeräusche zu reduzieren
Moderation und Kommunikation
Besonders große hybride Meetings können erheblich von einer Moderation profitieren. Auch hierfür sind Grundregeln sinnvoll:
Die Moderation erteilt das Wort und leitet das Meeting, stellt ggf. Teilnehmende vor (besonders, wenn externe dabei sind, beispielsweise Kunden oder Geschäftspartner).
Es spricht jeweils nur eine Person.
Keine Nebengespräche vor Ort, da diese zu Hintergrundgeräuschen führen und von denen virtuell Teilnehmende ausgeschlossen sind
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